In onze digitale praktijk gebruiken we e-mail al jaren voor zakelijke communicatie. Tot voor kort was het echter niet altijd duidelijk of een e-mail ook een rechtsgeldige kennisgeving kon zijn — denk aan een contractopzegging, ingebrekestelling of formele herinnering. Met de invoering van artikel 1.5 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek is daar nu duidelijkheid over gekomen.
Wat is een rechtsgeldige kennisgeving?
Een kennisgeving is een officiële mededeling van een beslissing of feit die juridische gevolgen heeft. Denk bijvoorbeeld aan: opzegging van een overeenkomst, ingebrekestelling bij wanprestatie of andere formele mededelingen. Volgens artikel 1.5 BW wordt een e-mail rechtsgeldig zodra de geadresseerde het bericht heeft ontvangen en gelezen, of redelijkerwijs had kunnen lezen.
Wat betekent dat in de praktijk?
Gelezen e-mail:
Een e-mail is rechtsgeldig als u kunt aantonen dat de geadresseerde het bericht heeft gelezen — bijvoorbeeld via een leesbevestiging, een antwoord terug of loggegevens van een platform.
Redelijkerwijs toegankelijk:
Als de geadresseerde het bericht niet direct heeft bevestigd, kan een e-mail toch als rechtsgeldig gelden wanneer deze redelijkerwijs toegankelijk was — bijvoorbeeld omdat u het stuurde naar het overeengekomen e-mailadres zonder foutmeldingen.
Toestemming van de geadresseerde:
In dat laatste scenario moet de geadresseerde vooraf ingestemd hebben met het gebruik van dit specifieke e-mailadres of een elektronisch communicatiemiddel voor officiële kennisgevingen. Zonder die toestemming moet u kunnen aantonen dat de e-mail wel degelijk werd ontvangen.
Waarom deze wijziging?
De erkenning van e-mail in artikel 1.5 BW sluit aan bij de digitalisering van onze communicatie en maakt het mogelijk om sneller en goedkoper formele kennisgevingen te doen. Tegelijk blijft de wetgever voorzichtig: een e-mail is niet automatisch geldig zonder bewijs van ontvangst of toestemming.
Wat moet u als verzender doen?
Om later betwistingen te vermijden:
Leg het officiële contact-e-mailadres per contract vast. Vraag (contractueel) toestemming om elektronische kennisgevingen te versturen. Bewaar leesbevestigingen, ontvangstbevestigingen of andere bewijsstukken van ontvangst. Voor cruciale mededelingen (zoals ontbinding van een contract) blijft een aangetekende brief de veiligste methode als de overeenkomst dat expliciet vereist.Slotopmerking
De modernisering van het Burgerlijk Wetboek biedt meer efficiëntie en duidelijkheid bij formele communicatie, maar het legt ook de verantwoordelijkheid bij de verzender om het ontvangst- en leesproces aantoonbaar te documenteren.